中小企業がWebシステム開発を依頼するとき、最初から完璧な仕様書を用意する必要はありません。
ただし、最低限決めておくと相談が進めやすくなるポイントがあります。
目的や対象業務が整理されているだけで、開発会社との認識ズレを減らし、見積やスケジュールも具体化しやすくなります。
目的を一つに絞る
まず、今回のシステムで一番解決したい課題を決めます。目的が多すぎると、必要な機能が膨らみ、費用も期間も大きくなりやすくなります。
最初の段階では、最も効果が出やすい業務に絞って考えるのがおすすめです。
- 入力ミスを減らしたい
- 確認漏れをなくしたい
- 在庫状況をすぐ確認したい
- 担当者ごとの進捗を見える化したい
- Excel管理をやめたい
対象業務と利用者を整理する
どの業務をシステム化するのか、誰が使うのかを整理します。
管理者だけが使うのか、現場担当者も使うのか、外部の取引先にも使ってもらうのかによって、画面設計やセキュリティ設計が変わります。
既存データの状態を確認する
現在ExcelやCSVで管理しているデータがある場合は、どのファイルに何が入っているかを確認します。
データ移行が必要な場合、項目名の揺れ、重複、古いデータの扱いも事前に整理しておくとスムーズです。
公開後の運用を考える
システムは公開して終わりではありません。誰がマスタを更新するのか、問い合わせが来たとき誰が対応するのか、軽微な修正をどう依頼するのかも決めておく必要があります。
運用まで考えておくことで、導入後に止まりにくい仕組みになります。
まとめ
Webシステム開発を依頼する前には、目的、対象業務、利用者、既存データ、公開後の運用を整理しておくことが大切です。
すべてを完璧に決める必要はありませんが、現状と困っていることを言語化しておくと、開発の進行が大きくスムーズになります。